Hệ thống phân phối cung cấp công cụ quản lý các hoạt động phân phối của Doanh nghiệp bao gồm các hoạt động mua hàng, bán hàng, hoá đơn chứng từ xuất nhập, phân tích bán hàng, lịch trình giao và nhận hàng, hoạch định kênh phân phối, quản lý giá cả và các chính sách giảm giá, khuyến mãi…Các module của quản lý phân phối được hỗ trợ bởi việc quản trị chất lượng sản phẩm, quản trị sản xuất, tài chính tạo thành giải pháp tích hợp, hỗ trợ nhà quản trị trong mọi phương diện để đưa Doanh nghiệp lên tầm cao mới.
Hệ thống phân phối hỗ trợ các Doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên, việc đồng bộ hoá dữ liệu giữa các đơn vị thành viên giúp cho các nhà quản lý nhanh chóng xây dựng kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối hàng hoá, tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao dịch vụ khách hàng, đẩy mạnh khả năng cạnh tranh của Doanh nghiệp trên thương trường.
Hỗ trợ giải pháp chuyển đổi dữ liệu điện tử ( EDI), tiến đến kết hợp chặt chẽ với các giải pháp quản trị của nhà cung cấp, của khách hàng. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian, giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu,..
Các chức năng của quản lý Phân phối:
- Mua hàng và các yêu cầu mua hàng
- Bảng chào giá
- Bán hàng
- Giao hàng
- Cấu hình sản phẩm
- Phân tích bán hàng
- Mô hình quản lý giá
- Quản lý thương mại
- Đồng bộ hoá dữ liệu hệ thống phân phối
- Chuyển đổi hoạt động nội bộ
- Kế toán hậu cần
XMan-SCM (XMan - Supply Chain Management)
Là phần được thiết kế và xây dựng dựa trên nhu cầu quản lý của các công ty có hệ thống mở rộng mô hình quản lý này sẽ diễn ra với tốc độ và quy mô ngày càng lớn với các kênh phân phối và mạng lưới đại lý bán hàng rộng lớn, số lượng giao dịch nhiều, doanh thu hàng năm cao, nhu cầu quản lý số liệu tập trung đồng nhất, khả năng tổng hợp và phân tích dữ liệu từ các nguồn như tồn kho, doanh số bán hàng, công nợ phải thu/phải trả,… một cách nhanh chóng tức thời và chính xác . Phần mềm XMan-SCM đảm bảo sự tham gia rộng rãi và chủ động, tích cực của toàn bộ lực lượng lao động của doanh nghiệp, kể cả cán bộ quản lý lẫn công nhân, nhân viên trực tiếp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Do vậy, khi thực hiện quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ khách hàng được mở rộng và đòi hỏi chất lượng của nó phải được nâng cao, hoàn thiện không ngừng . Phần mềm XMan-SCM là một phần của hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp(ERP) XMan bao gồm tất cả các phân hệ như phân hệ kế toán tổng hợp, phân hệ nhân sự tiền lương, quản lý tài sản, quản trị sản xuất,...
Quản lý Chuổi Cung ứng là một phân hệ tích hợp nhiều khâu trong quản lý như Marketing, sản xuất, mua hàng, phân phối, hệ thống thông tin trong quản lý…
Quản lý toàn bộ quá trình cung ứng, chiến lược kinh doanh và tìm nguồn cung ứng từ khâu dự báo à giá sản phẩm à tồn kho à mua hàng/ sản xuất
Quản lý chuỗi cung ứng là một công cụ quản lý hữu dụng và được xem như một yếu tố cạnh tranh trong kinh doanh bởi vì ngày nay sự cạnh tranh này không còn diễn ra giữa hoạt động của doanh nghiệp này và doanh nghiệp khác mà là sự đối đầu giữa chuỗi cung ứng của doanh nghiệp này với chuỗi cung ứng của doanh nghiệp khác
Với XMan-SCM người dùng có thể:
• Quản lý dữ liệu tập trung trên toàn bộ hệ thống kênh bán hàng
• Dễ dàng giám sát và theo dõi tình hình hoạt động của từng điểm bán hàng, tình hình lưu kho, công nợ, chi phí, khách hàng,…
• Quản lý hồ sơ khách hàng (ghi nhận lại toàn bộ giao dịch của từng khách hàng)
• Cho phép áp dụng nhiều chính sách bán hàng linh hoạt như khuyến mãi theo mặt hàng, nhóm hàng, đơn hàng, nhóm khách hàng, thời gian,… Chiết khấu theo từng đơn hàng, giảm giá bán cho từng mặt hàng,...
• Phân tích thông tin để quản lý và theo dõi những việc cần làm, chẳng hạn công việc diễn ra với khách hàng nào, trong bao lâu, thuộc dự án hay đề tài nào, do ai chịu trách nhiệm…
• Phương pháp tính huê hồng cho khách hàng linh hoạt theo nhóm khách hàng, theo khu vực, theo doanh số,… tuỳ theo từng doanh nghiệp
Xây dựng chu trình bán hàng và chiến lược kinh doanh định hướng khách hàng
• Thao tác dễ dàng, tiện lợi và nhanh chóng
• An toàn bảo mật cao trên toàn hệ thống
-Các chức năng chính:
Quản lý Sales & Marketting
• Xây dựng và phân tích các kế hoạch kinh doanh
• Xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động tiếp thị cho từng giai đoạn.
• Quản lý thông tin cần thiết về những dự án mà DN cần lập kế hoạch và triển khai.
• Quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin từ khách hàng cho mỗi lần giao dịch.
• Quản lý danh sách các nhân viên theo từng dự án.
• Quản lý và đào tạo nhân viên
• Phân tích giá trị của khách hàng nhằm xác định cách thức thay đổi về giá cả, chất luợng
• Quản lý theo dõi danh sách từng hợp đồng
• Theo dõi các chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm
Phân tích những lợi thế và rủi ro trong chiến lược kinh doanh
Quản lý công tác bán hàng
• Xây dựng mối quan hệ khách hàng
• Quản lý thông tin phản hồi của khách hàng (tiếp xúc trực tiếp, phát phiếu điều tra, website, e-mail, điện thoại...)
• Phân loại khách hàng tiềm năng
• Quản lý và lập kế hoạch cho từng loại khách hàng
• Dự báo doanh số bán hàng cho từng khách hàng, nhóm khách hàng, hợp đồng.
• ....
Hệ thống danh mục
• Danh mục loại khách hàng, Nhóm khách hàng
• Danh mục từng loại sản phẩm
• Biểu đăng ký chính sách hoa hồng
• Danh mục phát sinh xuất nhập hàng, Thu chi
Hệ thống danh mục
• Báo cáo khách hàng tiềm năng
• Báo cáo xử lý những thông tin của từng khách hàng vào mỗi thời điểm
• Báo cáo bán hàng tổng hợp theo nhóm hàng
• Báo cáo và phân tích vế thông tin sản phẩm
• Báo cáo hoạt động kinh doanh của từng nhân viên theo từng hợp đồng, từng nhóm khách hàng, từng khách hàng
• Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn hàng hoá
• Báo cáo công nợ khách hàng tổng hợp
• Phân tích tuổi nợ theo thời gian
• Báo cáo và theo dõi công nợ khách hàng chi tiết theo từng khách hàng vãng lai (one off), theo đơn hàng, hoá đơn bán hàng, theo hợp đồng
• Báo cáo chi tiết thu tiền hằng ngày theo đơn hàng, hoá đơn bán hàng
• Báo cáo phân tích tuổi nợ khách hàng theo thời gian và theo giá trị tiền hàng
• ...
Quản lý Doanh thu/Chi phí
• Quản lý doanh thu cho từng loại hợp đồng đến từng khách hàng.
• Quản lý Chi phí hoa hồng cho từng loại hợp đồng đến khách hàng
• Quản lý Doanh thu/ chi phí khác
• Phân tích đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, kiểm soát các hoạt động bán hàng
• Phân tích các yếu tố chi phí theo dạng thức đồ thị ảnh hưỡng đến tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
• ...
Quản lý hàng hoá
• Quản lý hàng hoá theo mã hàng, loại hàng, nhóm hàng
• Quản lý tồn kho hàng hoá cho từng kho hàng, địa điểm bán hàng, từng nhóm hàng
• Quản lý nhiều đơn vị tính khác nhau cho một chủng loại hàng hoá
• Quản lý giá mua vào, giá bán sĩ, bán lẽ của từng mặt hàng
• Giá xuất bán theo nhiều loại: Nhập trước xuất trước, chỉ định đích danh, bình quân tháng
• Thuộc tính hàng hoá do người dùng tự định nghĩa: lên đến 5 thuộc tính và có thể mở rộng thêm trong trường hợp cần thiết
• ...
Quản trị hệ thống
• Danh mục Chức năng của XMan-CRM
• Danh sách Nhóm người sử dụng (Roles)
• Danh sách Người sử dụng (Users)
• Phân quyền sử dụng chức năng
• Phân quyền quản lý theo khách hàng
• Phân quyền quản lý theo điểm bán hàng
• Phân quyền khai thác báo cáo
• Đăng ký các câu thông báo hệ thống
• …