Việc quản lý chuỗi cung ứng thường phức tạp do liên quan đến nhiều đối tác, nhiều phòng ban bên trong doanh nghiệp, nhiều quá trình kinh doanh và có thể rất nhiều khách hàng. Quản lý các chuỗi cung ứng loại vừa và lớn theo phương pháp thủ công thường rất khó thực hiện hiệu quả. Công nghệ thông tin ứng dụng đã đưa ra hai giải pháp là ERP và SCM thông qua việc tạo ra các chuỗi cung ứng thương mại điện tử và tổ chức quản lý nó.

           * Chuỗi cung ứng thương mại điện tử và quản lý chuỗi cung cấp thương mại điện tử

            e-SCM là việc ứng dụng công nghệ thông tin để cải tiến các quy trình hoạt động B2B nhằm tăng tốc độ, kiểm soát thời gian và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng. Quy trình này bao gồm các hoạt động cung cấp (mua sắm), quản lý (lập kế hoạch, phối hợp, kiểm tra). e-SCM không chỉ là vấn đề công nghệ, mà còn bao gồm các thay đổi về chính sách, văn hóa doanh nghiệp, quá trình kinh doanh, và cơ cấu tổ chức trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

            Hoạt động của chuỗi cung ứng thương mại điện tử hiệu quả phụ thuộc vào các yếu tố sau:

            - Nhận thức của các đối tác về tầm quan trọng chiến lược của việc phối kết hợp: Đó là sự liên kết chặt chẽ và tin cậy giữa các đối tác với nhau, đây là cơ sở để tạo ra tốc độ, sự thống nhất và giảm chi phí.

            - Minh bạch về thông tin trong toàn bộ chuỗi cung ứng: thông tin về tình trạng hàng hóa còn lại tại tất cả các đoạn trong chuỗi, nhu cầu về sản phẩm, thời gian phân phối và các thông tin liên quan cần được công khai cho các thành viên tại mọi lúc, mọi nơi.

            - Tốc độ, chi phí, chất lượng và dịch vụ khách hàng: Cần xác định rõ các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng, đặc biệt là bốn mục tiêu trên.

            - Tích hợp các đối tác chặt chẽ: e-SCM sẽ hiệu quả hơn nếu liên kết chặt chẽ các bên bao gồm các bộ phận bên trong công ty và các bên liên quan như nhà cung cấp, đối tác, dịch vụ logistics và các nhà  phân phối.

          * Các hoạt động của e-SCM

            - Cung cấp: tác động trực tiếp đến hoạt động sản xuất và phân phối. Các thành viên có thể sử dụng hệ thống thông tin về cung cấp để giảm lượng hàng lưu kho, tăng tốc độ lưu thông hàng hóa do đồng bộ hóa về cung và cầu trong toàn bộ hệ thống. Thông tin cập nhật (real-time) về cung cầu tạo điều kiện thực hiện các chiến lược sản xuất theo đơn hàng (make-to-order) và lắp ráp theo yêu cầu. Triển khai chuỗi cung ứng và yêu cầu của khách hàng trên mạng là hai hoạt động quan hệ mật thiết trong chuỗi cung ứng.

            - Mua sắm trực tuyến: là việc áp dụng công nghệ trên web để hỗ trợ hoạt động mua sắm, bao gồm hỏi hàng, tìm nguồn cung cấp, đặt hàng, hợp đồng, thanh toán. Mua sắm trực tuyến hỗ trợ việc mua sắm các nguyên liệu trực tiếp và gián tiếp thông qua các công cụ như catalogue trực tuyến, hợp đồng điện tử, đơn đặt hàng trực tuyến, và thông báo giao hàng… Mua sắm trực tuyến có thể cải tiến chuỗi cung cấp theo nhiều cách: catalogue trực tuyến có thể được sử dụng để giảm thời gian thiết kế các bộ phận của sản phẩm; minh bạch các thông tin và chi tiết linh kiện giúp việc ra quyết định nhanh và chính xác hơn; đặt hàng trực tuyến giúp giao dịch nhanh hơn; thông báo giao hàng giúp khách hàng kiểm soát quá trình vận chuyển tốt hơn.

            - Quản lý kho sử dụng thiết bị không dây:

            Case: MomorialCare tại Southern Califonia

            Bệnh viện này là một trong rất nhiều bệnh viện thành công trong ứng dụng PDA để nhập dữ liệu vào máy chủ quản lý kho thuốc. Quá trình này không chỉ tăng tốc độ quản lý, giảm sai sót mà toàn bộ quy trình đặt hàng cũng được tự động hóa. Nếu hàng trong kho giảm đến mức cần tiếp tục đặt hàng, máy chủ sẽ tự động lập các đơn hàng và gửi qua hệ thống của PeopleSoft đến các nhà cung cấp tương ứng, tạp lập các hóa đơn, xử lý thanh toán…

            - Phối hợp để lập kế hoạch: việc lập kế hoạch phối hợp đòi hỏi các bên cung cấp và mua sắm phải phối hợp chia sẻ các thông tin về nhu cầu và kế hoạch cung cấp để đáp ứng nhu cầu đã ước tính. Việc ước tính nhu cầu và kế hoạch cung cấp cần được cập nhật thường xuyên thông qua cơ chế chia sẻ thông tin qua Internet của hệ thống e-SCM.

            - Hợp tác thiết kế và phát triển sản phẩm mới: sử dụng kỹ thuật nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới thông qua phối hợp nhiều công ty nhằm tăng khả năng thành công và giảm thời gian tung sản phẩm mới ra thị trường – General Motor. Trong suốt quá trình nghiên cứu và phát triển, các bản vẽ thiết kế có thể được chia sẻ thông qua một hệ thống mạng an toàn giữa các hãng thầu, thử nghiệm, marekting, phân phối và dịch vụ. Các kỹ thuật khác bao gồm chia sẻ các thông số kỹ thuật, kết quả thử nghiệm, và thay đổi thiết kế, đồng thời sử dụng các mẫu thiết kế trực tuyến để nhận phản hồi từ khách hàng. Hoạt động này góp phần giảm đáng kể chi phí phát triển sản phẩm thông qua tích hợp hệ thống thông tin và tăng cường trao đổi giữa các bên.

            - e-Logistics: là việc sử dụng công nghệ trên web để hỗ trợ việc mua, lưu trữ và vận chuyển nguyên liệu. e-Logistics tạo điều kiện để tối đa hóa quá trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.

            - Các sàn giao dịch B2B: thông qua các sàn giao dịch này, thông tin, giao dịch, sản phẩm và nguồn vốn được trao đổi thông qua một cộng đồng thương mại ảo.

           * Cơ sở hạ tầng của e-SCM

            - Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI): là công cụ chính được các tập đoàn lớn sử dụng để tăng cường quan hệ trong chuỗi cung cấp. Nhiều công ty đang chuyển đổi từ EDI truyền thống sang EDI trên nền Internet.

            - Extranets: Được xây dựng để hỗ trợ giao dịch và hợp tác liên tổ chức.

            - Intranet: Mạng liên kết các bộ phận trong doanh nghiệp để tăng cường trạo đổi và phối hợp hoạt động

            - Corporate portal: Cổng thông tin kết nối các hoạt động bên trong và ngoài doanh nghiệp.

            - Workflow systems tools: Các công cụ quản lý luồng thông tin trong các tổ chức.

            - Các công cụ phối kết hợp các bên: công cụ để các bên phối kết hợp và chia sẻ thông tin.

            * Bullwhip Effect (hiệu ứng domino của chuỗi cung cấp)

            P&G đã gặp phải vấn đề này đối với mặt hàng đồ tã lót trẻ em. Mặc dù doanh số bán hàng tương đối ổn định tại các cửa hàng, các đơn đặt hàng gửi đến các nhà cung cấp này thường biến động tương đối lớn. Nguyên nhân vì dự đoán nhu cầu, biến động về giá, sai lệch trong quá trình đặt hàng… Tất cả những yếu tố này làm phát sinh lượng hàng lưu kho không cần thiết trong toàn bộ chuỗi cung cấp.

            Tương tự P&G, HP trong lĩnh vực máy tính hay Bristol-Myers Squibb trong ngành dược cũng gặp phải vấn đề về chuỗi cung cấp. Do những ước tính của các nhà quản lý trong từng mắt xích của chuỗi đều có sai lệch tương đối. Khi các ước tính cùng chiều sẽ làm tăng khối lượng hàng lưu kho dư thừa theo cấp số nhân theo nguyên tắc “just in case”. Theo nghiên cứu của aaea.org (American Agricultural Economic Association, 1998), việc sản xuất và tiêu thụ hàng tạp hóa có thể tiết kiệm được 30 tỷ đô la Mỹ nếu có hệ thống chia sẻ thông tin hiệu quả.

            Chuỗi cung cấp là một mạng lưới gồm các tổ chức có liên quan, thông qua các mối liên kết phía trên và phía dưới, trong các quá trình và hoạt động khác nhau, sản sinh ra giá trị dưới hình thức sản phẩm dịch vụ trong tay người tiêu dùng cuối cùng. Việc sắp xếp năng lực của các thành viên trong chuỗi cung cấp ở phía trên hay phía dưới nhằm mục đích tạo ra giá trị lớn hơn cho người sử dụng, với chi phí thấp hơn cho toàn bộ chuỗi cung cấp.

            Các doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm phương thức tốt nhất của SCM để đáp ứng tốt nhất, nhanh nhất các yêu cầu của khách hàng và tối đa hóa doanh số đồng thời giảm chi phí.

            Các giải pháp SCM đòi hỏi phải cải tiến liên tục để đáp ứng những sản phẩm cấu hình phức tạp như máy tính, ô tô; đáp ứng đòi hỏi của thị trường toàn cầu và những yêu cầu đặc thù của từng khu vực; đáp ứng phạm vi phân bố rộng của các nhà cung cấp và đối tác.

            Các giải pháp SCM cần được thiết kế để đưa ra những phân tích và dự đoán tốt nhất dựa trên các số liệu về nhu cầu thị trường. Các quyết định cần được hỗ trợ để được đưa ra ngày càng nhanh, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày. Tuy nhiên, có nhiều công ty đòi hỏi các quyết định cần được thực hiện hàng giờ hay hàng phút.

            Ngày nay, các giải pháp SCM cần được thực hiện nhằm đáp ứng nhu cầu linh hoạt của các tổ chức, những giải pháp này phải cung cấp thông tin rõ ràng, chính xác để hỗ trợ các tổ chức đáp ứng nhu cầu trên thị trường một cách nhanh nhất - chuyển từ “just in time” sang “real time”.

            Cùng với quá trình toàn cầu hóa, mạng lưới các nhà cung cấp được mở rộng trên khắp thế giới, điều này khiến các công ty phải tìm cách quản lý một hệ thống các nhà cung cấp phức tạp trên khắp toàn cầu.

            Yếu tố cốt lõi của các hệ thống SCM nằm ở khả năng phản ứng nhanh đối với những thay đổi về cung-cầu và những biến động trong quá trình cung cấp. Tốc độ thích ứng càng nhanh đối với những thay đổi này càng giúp tạo ra nhiều giá trị.

            Ví dụ: Walldorf, giải pháp của SAP, một công ty của Đức hiện được coi là giải pháp tốt nhất hiện nay.

            Theo SAP, sản phẩm mySAP SCM đã giúp nhiều công ty đạt những thành công rực rỡ, ví dụ New York, N.Y. - Colgate-Palmolive đã giảm được 13% hàng lưu kho, tăng lượng vốn lưu thông 13% nhờ hệ thống tích hợp thông tin end-to-end trong chuỗi cung cấp. Bằng việc chia sẻ thông tin về nhu cầu, lượng cầu của khách hàng với các đối tác trong toàn bộ chuỗi cung cấp, tất cả các bên tham gia có thể giảm thiểu được những “thời gian trễ” và có thể phản ứng nhanh hơn để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.